Cómo Vecinus recopila, utiliza, conserva, protege y comparte información personal, administrativa, financiera y técnica.
1. Objeto y alcance
Esta Política de Privacidad explica cómo Vecinus.app recopila, recibe, consulta, organiza, utiliza, almacena, respalda, transmite y elimina información relacionada con visitantes, administradores, juntas de condominio, propietarios, residentes, proveedores y demás usuarios de la plataforma.
Aplica al sitio público, portales de administración y propietarios, módulos internos, formularios, documentos electrónicos, correo, WhatsApp, enlaces seguros, soporte, demostraciones y demás canales asociados a Vecinus.
2. Identificación y roles
Vecinus.app es una plataforma de gestión condominial desarrollada bajo la marca tecnológica Rhodium Dev y operada comercialmente por Soluciones Smartsys, C.A., en adelante “Vecinus”, “la plataforma”, “nosotros” o “el servicio”.
Para los datos propios de la operación condominial, el condominio, administradora o cliente contratante actúa como responsable del tratamiento, porque determina las finalidades de la gestión, los usuarios autorizados, la información incorporada y las comunicaciones que deben realizarse. Vecinus actúa como encargado y gestor tecnológico de esa información, tratándola por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones legítimas.
Vecinus actúa como responsable únicamente respecto de los datos necesarios para operar su sitio público, administrar la relación comercial, facturación, soporte, seguridad, prevención de fraude, cumplimiento y mejora técnica del servicio. El cliente debe contar con facultades suficientes para suministrar los datos y definir quién puede acceder a ellos.
3. Información que podemos tratar
- Identificación: nombres, apellidos, cédula, RIF, razón social, representación y documentos equivalentes.
- Contacto: correo electrónico, teléfono, número de WhatsApp, dirección y preferencias de comunicación.
- Inmueble y comunidad: condominio, unidad, apartamento, casa, torre, piso, calle, manzana, alícuota, relación con el inmueble y condición de propietario, residente, ocupante, administrador o representante.
- Administración y cobranza: presupuestos, cuotas, notificaciones de cobro, saldos, convenios, pagos reportados, pagos conciliados, recibos, comprobantes, estados de cuenta, solvencias, documentos e incidencias.
- Información mercantil y contable: movimientos, cuentas, conceptos, reportes, soportes, facturación, suscripciones y registros exigidos por la relación comercial.
- Acceso y seguridad: usuario, roles, permisos, sesiones, IP, navegador, dispositivo, eventos de autenticación, bitácoras y registros de auditoría.
- Comunicaciones: solicitudes, reclamos, respuestas, mensajes, archivos y metadatos intercambiados por los canales habilitados.
- Preferencias: interacciones con funciones, contenidos, productos, comunicaciones y servicios que permitan personalizar la experiencia o presentar recomendaciones.
4. Origen de la información
Los datos pueden ser suministrados directamente por el usuario; incorporados por un administrador, junta, administradora o representante autorizado; generados por la operación del sistema; recibidos mediante integraciones; o derivados de documentos y comunicaciones relacionados con la gestión del condominio.
Cuando un administrador registra datos de terceros, declara que actúa dentro de sus atribuciones y que la información es necesaria para la administración, comunicación, cobranza, seguridad o cumplimiento de la comunidad.
5. Finalidades del tratamiento
- Crear cuentas, autenticar usuarios y administrar roles y permisos.
- Asociar usuarios, propietarios, residentes, inmuebles y condominios.
- Gestionar cuotas, presupuestos, cobros, pagos, saldos, documentos, reportes y cierres.
- Enviar avisos operativos, notificaciones de cobro, recibos, enlaces seguros, reportes y respuestas de soporte.
- Atender reclamos, correcciones de datos, solicitudes sobre inmuebles y recuperación de acceso.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, suplantación y fallas de seguridad.
- Cumplir obligaciones contractuales, mercantiles, contables, administrativas y legales.
- Analizar funcionamiento, adopción, rendimiento, preferencias y oportunidades de mejora.
- Personalizar la experiencia y mostrar productos o servicios de Vecinus o de aliados que puedan ser relevantes.
- Facilitar, cuando corresponda, servicios profesionales o gestiones de cobranza solicitados por el condominio.
6. Preferencias, recomendaciones y ofertas
Vecinus podrá procesar internamente preferencias, comportamiento de uso y características generales de la comunidad para recomendar funciones, planes, servicios o productos propios o de aliados. Esto no significa que vendamos bases de datos ni que entreguemos libremente información personal a terceros.
Los datos identificables o de contacto solo se comunicarán a un aliado comercial cuando el usuario lo autorice, solicite una remisión, contrate el servicio relacionado o exista otra causa legítima y previamente informada. Las comunicaciones promocionales incluirán mecanismos razonables para dejar de recibirlas, sin afectar mensajes operativos indispensables.
7. Destinatarios y casos de comunicación
Vecinus no vende datos personales. La información podrá comunicarse, de forma limitada y proporcional, en los siguientes casos:
- Administración del condominio: administradores, juntas, operadores y usuarios autorizados para cumplir funciones de gestión.
- Proveedores tecnológicos: alojamiento, correo, mensajería, WhatsApp, almacenamiento, respaldo, monitoreo, soporte, analítica o seguridad.
- Profesionales y aliados: abogados, cobradores, contadores, auditores, aseguradoras, proveedores u otros especialistas cuando el usuario o el condominio soliciten o autoricen la gestión.
- Cobranza y morosidad: cuando un condominio instruya una gestión de cobro, Vecinus podrá facilitar al abogado o gestor autorizado únicamente los datos necesarios para identificar la obligación, contactar al responsable y sustentar la gestión.
- Autoridades y procesos legales: tribunales, fiscalías, órganos administrativos, cuerpos de investigación u otras autoridades cuando exista requerimiento válido, deber legal, medida, investigación o proceso relacionado con una persona, inmueble, comunidad u operación.
- Protección de derechos: cuando sea razonablemente necesario para defender a Vecinus, al cliente, a los usuarios o a terceros frente a fraude, abuso, riesgo, reclamación o incumplimiento.
- Operaciones corporativas: reorganización, inversión, fusión, adquisición o transferencia del servicio, bajo deberes de confidencialidad y continuidad de esta política.
Vecinus facilita información y herramientas, pero el condominio es responsable de la existencia, exactitud, exigibilidad y soporte de la deuda que decida reclamar.
8. Proveedores y tratamiento fuera de Venezuela
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura o personal fuera de Venezuela. En esos casos, Vecinus procurará seleccionar servicios razonables para la finalidad contratada, limitar los datos transmitidos y aplicar controles contractuales, técnicos u organizativos adecuados al riesgo.
9. Conservación de la información
La información se conservará durante el tiempo necesario para operar el servicio, mantener la trazabilidad, atender reclamos, respaldar la gestión condominial y cumplir obligaciones legales o contractuales.
- Los registros mercantiles, libros, comprobantes y correspondencia vinculada podrán conservarse por un mínimo de diez años cuando corresponda conforme al Código de Comercio.
- Los documentos financieros y administrativos del condominio podrán mantenerse mientras exista la relación de servicio y durante el plazo necesario para atender auditorías, reclamos o responsabilidades.
- Los registros de seguridad podrán conservarse según su utilidad para investigar incidentes y prevenir abusos.
- Las copias de respaldo pueden conservar temporalmente información eliminada hasta completar sus ciclos de rotación y depuración.
10. Seguridad, continuidad y copias de respaldo
Vecinus aplica medidas razonables orientadas a reducir riesgos, incluyendo controles de acceso, roles y permisos, sesiones, enlaces o tokens seguros, validaciones, bitácoras, restricciones de archivos, monitoreo y copias de respaldo según la operación disponible.
Ningún sistema conectado a internet puede garantizar seguridad, disponibilidad o recuperación absoluta. Las copias de respaldo reducen el riesgo, pero no eliminan completamente la posibilidad de pérdida, corrupción, indisponibilidad, ataque, error humano, falla de proveedor o evento de fuerza mayor.
Vecinus pone a disposición mecanismos de respaldo y recuperación según la modalidad técnica disponible. El condominio contratante debe revisar su funcionamiento, descargar los respaldos que correspondan y conservar copias independientes de documentos críticos, reportes, soportes y archivos necesarios para su gestión o exigidos por la ley.
Cuando Vecinus confirme razonablemente una filtración o incidente de seguridad que afecte datos gestionados por cuenta del cliente, procurará notificar al condominio dentro de las 48 horas siguientes a dicha confirmación, indicando la información disponible sobre alcance, medidas de contención y acciones recomendadas. El plazo comienza desde la confirmación razonable del incidente, no desde la primera alerta técnica no verificada.
Vecinus responderá dentro de los límites previstos en los Términos y Condiciones y en la legislación aplicable, sin excluir responsabilidades que legalmente no puedan limitarse.
11. Derechos y solicitudes
El titular puede solicitar, según corresponda y sujeto a las obligaciones de conservación:
- Acceso a la información personal que mantiene Vecinus.
- Corrección, actualización o aclaración de datos inexactos.
- Revisión de la asociación entre su identidad, usuario e inmueble.
- Desactivación o eliminación cuando sea legal y técnicamente procedente.
- Oposición o retiro de autorización para comunicaciones promocionales.
- Información sobre destinatarios, finalidades y tratamiento relevante.
La solicitud podrá requerir validación de identidad y coordinación con el condominio cuando este sea quien administra o suministra el registro.
13. Automatización
La plataforma puede automatizar avisos, clasificación de solicitudes, recomendaciones y respuestas operativas. Estas funciones no sustituyen la revisión humana del condominio en decisiones como aprobar pagos, modificar identidades, asociar inmuebles, determinar la validez de una deuda o iniciar acciones legales.
14. Menores de edad
Vecinus está dirigido a adultos y representantes autorizados. No se recopilarán deliberadamente datos de menores salvo que sean necesarios para una gestión legítima de la comunidad y sean suministrados por su representante o por una persona autorizada.
15. Cambios y contacto
Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o comerciales. La versión vigente indicará su fecha de actualización.
Las solicitudes de privacidad pueden enviarse a [email protected]. También podrán utilizarse los canales oficiales publicados en Vecinus.app.