Controles de acceso, respaldos, continuidad, gestión de incidentes y responsabilidades compartidas en Vecinus.app.
1. Modelo de responsabilidad
El condominio, administradora o cliente contratante actúa como responsable de la información condominial y define qué datos se incorporan, quién puede acceder y qué operaciones deben realizarse. Vecinus actúa como encargado y gestor tecnológico de esa información, conforme a las instrucciones legítimas del cliente.
La seguridad depende de controles técnicos de Vecinus y de prácticas responsables del cliente, los administradores y los usuarios.
2. Acceso, roles y sesiones
- Autenticación y recuperación controlada de acceso.
- Roles y permisos según funciones administrativas y de propietarios.
- Separación lógica de la información entre condominios.
- Validaciones de usuario, teléfono, correo e inmueble según el flujo utilizado.
- Registro de eventos relevantes para soporte, trazabilidad y revisión.
Los usuarios deben utilizar contraseñas privadas, cerrar sesiones en equipos compartidos y reportar inmediatamente cualquier acceso sospechoso.
3. Protección operativa
Según el módulo y la disponibilidad técnica, Vecinus utiliza controles de validación de solicitudes, restricciones de archivos, tokens, enlaces protegidos, cabeceras de seguridad, bitácoras, mantenimiento y revisión de incidentes.
Estos controles reducen riesgos, pero ningún sistema puede prometer disponibilidad, confidencialidad o recuperación absoluta. Vecinus mantiene una obligación de diligencia razonable, no una garantía de riesgo cero.
4. Respaldos y recuperación
Vecinus mantiene mecanismos razonables de respaldo y recuperación de la plataforma conforme a la infraestructura contratada y a sus procedimientos técnicos.
El sistema también pone a disposición del condominio funciones de consulta, reportes o exportación para que el cliente conserve respaldos independientes de la información crítica. El condominio debe verificar periódicamente sus copias y definir su propia política de conservación documental.
5. Continuidad del servicio
La continuidad puede verse afectada por mantenimiento, fallas de infraestructura, telecomunicaciones, servicios de terceros, casos fortuitos, fuerza mayor o incidentes de seguridad. Vecinus procurará restaurar las funciones prioritarias y comunicar cambios materiales por medios razonables.
Las integraciones con correo, alojamiento, WhatsApp, Meta u otros proveedores dependen también de sus políticas, disponibilidad y condiciones comerciales.
6. Gestión y notificación de incidentes
Ante un incidente material, Vecinus procurará contenerlo, preservar evidencia, evaluar su alcance y corregir la causa. Cuando se confirme razonablemente que afecta datos gestionados por cuenta de un condominio, Vecinus procurará comunicarlo al cliente dentro de las 48 horas siguientes a la confirmación, con la información disponible y sin retrasar las acciones de contención.
El cliente debe colaborar en la validación de usuarios, revocación de accesos, corrección de datos y comunicación a los afectados cuando corresponda.
7. Proveedores externos y WhatsApp
Algunas funciones dependen de proveedores externos. Si Meta, WhatsApp u otro proveedor cambia sus tarifas, políticas o condiciones técnicas, Vecinus podrá adaptar la integración, trasladar costos aplicables previa información al cliente o permitir la desactivación cuando sea técnicamente posible.
Un bloqueo causado por extensiones, filtros del dispositivo, red corporativa o configuración del navegador no implica necesariamente una falla de la plataforma.
8. Recomendaciones para administradores
- No compartir usuarios ni contraseñas entre varias personas.
- Deshabilitar oportunamente accesos que ya no correspondan.
- Verificar saldos, pagos, documentos y datos de propietarios antes de publicarlos.
- Conservar respaldos independientes de reportes y documentos críticos.
- Evitar cargar información innecesaria o ajena a la gestión condominial.
- Reportar de inmediato comportamientos anómalos o enlaces expuestos.
9. Reporte y contacto
Los incidentes, accesos sospechosos o consultas de seguridad pueden enviarse a [email protected]. La comunicación debe identificar el condominio, la cuenta afectada, el momento aproximado y una descripción concreta del evento.